e-Dönüşüm için önemli bir adım olan e-Arşiv Fatura’nın özellikleri nelerdir? e-Arşiv Fatura’ya geçmenin şartları nelerdir? 

e-Arşiv ile ilgili tüm sorularınızı bu yazıda cevapladık.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura nedir sorusundan önce kısaca e-Fatura’yı tanımlamak gerekir. e-Fatura; oluşturulması, iletilmesi ve gönderilmesi tamamıyla dijital ortamda gerçekleştirilen faturadır. e-Arşiv Fatura ise geleneksel kâğıt faturanın dijital ortamda düzenlenip muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan bir uygulamadır. e-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 433 numaralı genel tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak kâğıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın, elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanır.

e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Nedir?

e-Arşiv Fatura (İnteraktif), Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan ve İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden erişilebilen bir elektronik fatura sistemidir. Bu sistem, e-Fatura mükellefi olmayan işletmelerin, e-arşiv fatura portalını kullanarak fatura kesmelerini sağlar. Mükelleflerin kesecekleri fatura sınırının güncel durumda 3000TL ve üstü olması gerekir fakat bu sınırın 2026’da kalkması beklenmektedir.

e-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?

e-Arşiv Fatura, geleneksel kağıt faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve ibraz edilmesini sağlar. Bu sistem sayesinde faturalar elektronik ortamda düzenlenerek kağıt tüketimi azaltılır, muhafaza süreci kolaylaşır ve maliyetler düşürülür.

e-Arşiv Fatura’ya Nasıl Geçilir?

e-Arşiv Fatura’ya geçiş yapmak için üç farklı yöntem bulunmaktadır:

• GİB Portalı Üzerinden Başvuru: Manuel olarak fatura düzenlemeyi gerektirir ve sınırlı işlem kapasitesine sahiptir.
• Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu: Kendi yazılım altyapısına sahip büyük işletmeler için uygundur.
• Özel Entegratörler Aracılığıyla Başvuru: Yetkili özel entegratör firmalar aracılığıyla hızlı ve güvenli bir geçiş sağlar.

Geçiş için yapmanız gereken ilk şey bir mali mühür (tüzel kişiler için) veya e-İmza sertifikası (gerçek kişiler için) edinmektir.
Dikkat edilmesi gereken bir başka nokta şöyle: Önceki yıllarda e-Arşiv Fatura kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olmak mecburiydi. Fakat yeni düzenlemelerle e-Fatura kullanıcısı olmadan da e-Arşiv Fatura kesebilirsiniz.

Entegratörler Aracılığıyla e-Arşiv Başvurusu

Mikro Yazılım gibi uyumlu yazılımlar aracılığıyla başvuru, teknik bilgi gerektirmeden e-Arşiv Fatura sistemine kolayca dahil olmayı mümkün kılar. Özel entegratörler, işletmelere GİB uyumlu e-Arşiv Fatura altyapısı sunarak hem faturaların otomatik düzenlenmesini hem de arşivlenmesini sağlar.
Mikro Yazılım ile e-Arşiv Fatura Başvurusu
Mikro Yazılım, işletmelerin e-Dönüşüm süreçlerini kolaylaştıran bir özel entegratör olarak, e-Arşiv Fatura başvurularını hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlamalarına olanak tanır. Mikro Yazılım’ın sunduğu GİB onaylı entegrasyon hizmetleri, firmaların e-Arşiv Fatura sistemine uyum sağlamasını ve faturalarını elektronik ortamda yönetmesini kolaylaştırır.
Mikro Yazılım ile e-Arşiv Fatura Başvuru Süreci

• Mali Mühür veya e-İmza Temini: Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için mali mühür veya e-İmza gereklidir.
• Mikro Yazılım Üzerinden Başvuru: Mikro Yazılım’ın e-Dönüşüm çözümleri kapsamında, GİB uyumlu e-Arşiv Fatura başvurusu yapılır.

e-Arşiv Portal Nedir? Nasıl Giriş Yapılır?

e-Arşiv Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bir hizmet olup e-Arşiv Fatura düzenleme ve saklama işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmeye olanak tanır. e-Fatura mükellefi olmayan işletmelerin ve bireylerin belirli bir tutarın üzerindeki faturalarını dijital olarak oluşturmasını ve saklamasını sağlar.

e-Arşiv Portala Nasıl Giriş Yapılır?

e-Arşiv Portala giriş yapmak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

• Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv Portal adresine gidin.
• Giriş yapma yöntemlerinden birini seçin. T.C. kimlik numarası ve şifre ile giriş: e-Devlet şifresi olan kullanıcılar için uygundur. İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı bilgileri ile giriş: Daha önce GİB sisteminde kayıtlı olan mükellefler için geçerlidir. e-İmza veya Mali Mühür ile giriş: Kurumsal kullanımlar için gereklidir.
• Sisteme giriş yaptıktan sonra e-Arşiv Fatura işlemlerini sistem üzerinde n yapabilirsiniz. Yeni bir e-Arşiv Fatura oluşturabilir, daha önce oluşturulan faturaları görüntüleyebilir, fatura iptal ve sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

İşletmeniz için e-Arşiv Faturası Geçişi Nasıl Avantajlar Sağlar?

e-Arşiv Fatura işletmenize pek çok avantaj sağlar. Bunlardan bazıları şöyle:

• Kâğıt kullanımını önemli ölçüde azaltır. Kırtasiye ve ofis maliyetlerini düşürür.
• e-Arşiv Faturalar elektronik formatta olduğu için, fiziksel bir depolama alanı gerektirmez.
• Faturalar dijital olarak saklandığı için, gerektiğinde hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir. Belgeleri bulmak için uzun arama süreleriyle uğraşmaya gerek kalmaz.
• Güvenli dijital platformlarda saklanır ve işletmelerin veri güvenliğini artırır. Kâğıt faturaların kaybolma, zarar görme veya yetkisiz erişime maruz kalma riski ortadan kalkar.
• Fatura oluşturma, gönderme, ödeme ve muhasebe işlemlerini daha verimli hale getirir.

e-Arşiv Faturası ile İşletmenizin Veri Yönetimini Nasıl Geliştirebilirsiniz?

e-Arşiv Faturası, işletmenizin veri yönetimini geliştirmek için bazı fırsatlar sunar:

• e-Arşiv Faturalar dijital olarak saklandığından, fiziksel belge depolama sorunlarından kurtulursunuz ve belgelerinizi düzenli ve erişilebilir bir şekilde elektronik ortamda saklayabilirsiniz.
• Verileri otomatik olarak işleyebilme imkânı, fatura işleme süreçlerini hızlandırır ve insan hatalarını azaltır.
• e-Arşiv Faturalar dijital formatlarda olduğu için, verileri analiz edebilir ve raporlar oluşturabilirsiniz.

e-Arşiv Faturası ile İşletmenizin Mali İşlerini Nasıl Dijitalleştirebilirsiniz?

e-Arşiv Fatura diğer dijital sistemlerle entegre edilebilir. Örneğin muhasebe yazılımlarıyla senkronize edilebilir, böylece fatura verileri doğrudan kaydedilebilir ve işletmenin muhasebe süreçleri otomatikleştirilebilir. Bu da hataları azaltır, işgücü maliyetlerini düşürür ve finansal raporlama ve analiz için veri bütünlüğünü sağlar.

e-Arşiv Fatura’nın Özellikleri Nelerdir?

e-Arşiv Fatura’nın özelliklerinden bazıları şöyle:

• e-Arşivin formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir.
• Bir e-Fatura kullanıcısı aynı zamanda bir e-Arşiv kullanıcısı ise, e-Fatura mükellefleri haricindekilere e-Arşiv Fatura keser.
• Dijital ortamda düzenlenip dijital ortamda saklanır.

e-Arşiv Zorunluluğu: 2025’te Kimler e-Arşive Geçmek Zorunda?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), dijital dönüşümü hızlandırmak ve vergi süreçlerini daha şeffaf hale getirmek amacıyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura zorunluluklarını genişletmektedir. 2025 yılı itibarıyla belirli kriterlere sahip işletmelerin e-Arşiv sistemine geçmesi zorunlu hale gelecektir.
e-Arşiv Fatura geçiş zorunluluğu ile ilgili diğer ayrıntılar şöyle:

• Vergi mükellefiyeti fark etmeksizin 9.900 fatura kesme sınırının üstündeki satın alımlara e-Arşiv Fatura kesilir.
• e-Arşiv ve e-Fatura sistemine geçen ve e-Defter kullanan firmalar, e-Arşiv fatura kesmek zorundadır.
• 2024 veya müteakip hesap dönemlerinde 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip işletmelerin 1 Temmuz 2025’e kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemlerine geçmesi gerekmektedir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemine dahil olmayan mükelleflerin, 1 Ocak 2025’ten itibaren belirli tutarın üzerindeki faturaları e-Arşiv Fatura olarak düzenlemesi gerekmektedir:

• Vergi mükelleflerine kesilen faturalar için 3.000 TL ve üzeri,
• Vergi mükellefi olmayanlara kesilen faturalar için 5.000 TL ve üzeri faturaların e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur.

Ayrıca 1 Ocak 2026’dan itibaren, bu tutara bakılmaksızın tüm faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekecektir.

Sektör Bazlı Zorunluluklar

Belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için brüt satış hasılatı limitine bakılmaksızın e-Arşiv Fatura zorunluluğu bulunmaktadır:

• e-Ticaret Yapanlar: Kendi internet siteleri veya platformlar üzerinden mal ve hizmet satışı yapan, 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatına ulaşan işletmeler.
• Gayrimenkul ve Motorlu Taşıt Sektöründe Faaliyet Gösterenler: İnşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemleri gerçekleştiren ve 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip olan işletmeler.
• Konaklama Sektöründe Faaliyet Gösterenler: Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ya da işletme belgesi alarak faaliyet gösteren tüm otel işletmeleri.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura, her ikisi de elektronik ortamda düzenlenen faturalardır ancak aralarında bazı temel farklar bulunmaktadır:

• e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında kesilebilir ve GİB üzerinden alıcıya iletilir.
• e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bireylere veya mükellef olmayan firmalara da kesilebilir.
• e-Fatura zorunluluğa tabi olan firmalar için geçerlidir, e-Arşiv Fatura ise belirli ciro ve işlem limitlerini aşan mükellefler tarafından kullanılır.
• e-Fatura GİB sistemi içinde saklanır, e-Arşiv Fatura ise işletmenin kendi sisteminde veya özel entegratörde saklanır.

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura görüntüleme farklı platformlar üzerinden yapılabilir:

• GİB Arşiv Portalı adresine giriş yaparak faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz.
• Eğer özel entegratör hizmeti kullanıyorsanız, ilgili platform üzerinden faturalarınıza erişebilirsiniz.
• e-Arşiv Fatura alıcının e-posta adresine PDF formatında gönderilebilir ve görüntülenebilir.
• Muhasebe entegrasyonu olan işletmeler, faturalarını kendi sistemlerinden görüntüleyebilir.

e-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi, GİB’in resmi portalı üzerinden gerçekleştirilebilir. İşletmeler, vergi numaralarını veya fatura bilgilerini kullanarak sistemde kayıtlı faturalarına erişim sağlayabilirler. Ayrıca özel entegratörün sağladığı entegrasyon sayesinde de sorgulama işlemi yapılabilir.

Nasıl e-Arşiv Fatura Gönderilir?

e-Arşiv Fatura, özel entegratörler veya GİB e-Arşiv Portalı üzerinden kolayca gönderilebilir.
İşletmeler, fatura kesme işlemlerini gerçekleştirdikten sonra elektronik ortamda faturalarını müşterilerine e-posta veya PDF formatında iletebilirler.

e-Arşiv Faturasını Kimlere Gönderebilirim?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayan tüm müşterilere gönderilebilir. Yani bireysel tüketiciler ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan firmalar için e-Arşiv Fatura kesilebilir.

e-Arşiv İptali Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura’nın iptali, GİB e-Arşiv Portalı veya özel entegratörler üzerinden yapılabilmektedir. İptal işlemi için belirli süre kısıtlamaları bulunmaktadır. Faturanın iptal edilebilmesi için alıcı ve satıcı arasında mutabakata varılması gereklidir. İptal edilen faturalar, belirlenen süre içerisinde sistem üzerinden raporlanmalıdır.